Program Arsip Vital Dalam Rangka Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Di Ibukota Jakarta pada tanggal 1 Februari 2007 terjadi banjir besar mengakibatkan 60 % wilayah DKI Jakarta terendam air. dengan kedalaman mencapai hingga 5 meter di beberapa titik lokasi banjir. Banjir 2007 ini lebih luas dan lebih banyak memakan korban jiwa dan harta dibandingkan bencana serupa yang melanda pada tahun 2002 dan 1996. Selanjutnya masih di Jakarta, peristiwa kebakaran masih menjadi ancaman serius bagi warga Jakarta. Berdasar survey Kompas, sepanjang tahun2010 tercatat ada 708 kebakaran di lima wilayah di DKI Jakarta. Artinya dalam sehari ada 2-3 kebakaran.

Bencana-bencana tersebut selain menelan korban jiwa dan harta juga memberikan dampak yang sangat besar terhadap kehidupan manusia. Salah satu dampak diantaranya adalah musnah, hilang, dan rusaknya arsip atau dokumen penting yang merupakan aset bagi organisasi. Diantara arsip yang dibuat dan diterima organisasi adalah arsip yang dikategorikan vital bagi kelangsungan organisasi. Arsip vital merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi perlu memperoleh perlindungan khusus dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak.

Peranan Lembaga Kearsipan

Pasal 1 butir 3 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan defisini arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantukan apabila rusak atau hilang. Selanjutnya Pasal 56 UU tersebut menjelaskan bahwa Pemerintahan Daerah wajib membuat program arsip vital yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan dan pengamanan dan penyelamatan dan pemulihan. Mengenai arsip vital juga diatur dalam Pasal 13 Perda No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan yang menyebutkan bahwa setiap SKPD wajib menerapkan program arsip vital sebagai perlindungan arsip di lingkungannya terhadap bencana dan menyimpan dan merawat dengan cara khusus. Berdasarkan kedua aturan tersebut terlihat jelas bahwa Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melalui BPAD sebagai lembaga kearsipan yang mempunyai fungsi menyelenggarkan dan mengkoordinasikan bidang kearsipan wajib membuat program arsip vital yang selanjutnya dijadikan pedoman bagi setiap SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menerapkan program arsip vital guna perlindungan dan penyelamatan arsip vitalnya terhadap bencana.

Pengidentifikasian Arsip Vital

Hal yang sangat penting dalam perlindungan dan penyelamatan arsip vital adalah bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan dengan cara hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian, karena itu perlu dibentuk Tim Kerja yang keanggotaannya terdiri dari pejabat yang mewakili Lembaga Kearsipan (BPAD), Biro Hukum, Inspektorat, BPKD dan SKPD terkait yang menghasilkan arsip vital.

Sebelum menentuan arsip vital maka perlu diketahui kriteria apa saja yang dikaterorikan sebagai arsip vital. Pertama, merupakan prasarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; Kedua, sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena verisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; Ketiga, berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan Keempat, berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.

Selanjutnya langkah-langkah kegiatan yang dilakukan dalam melakukan identifikasi adalah : Pertama, analisis Organisasi dilakukan untuk menentukan SKPD mana yang memiliki potensial menciptakan arsip vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi. Kedua, pendataan atau survey yang merupakan teknik dalam mengumpulkan data mengenai arsip vital. Pada tahapan ini untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital pada SKPD yang potensial. Ketiga, pengolahan hasil pendataan untuk memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Keempat, penentuan arsip vital dilakukan dengan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di SKPD yang bersangkutan secara pasti. Dengan demikian setiap SKPD akan memiliki daftar arsip vital yang bersifat spesifik di SKPD masing-masing. Contoh arsip vital : MoU dan Perjanjian Kerja Sama, arsip aset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung), berkas perkara pengadilan, dan personal file. Kelima, penyusunan Daftar Arsip Vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir dan ditandatangani oleh Ketua Tim Kerja.

Perlindungan terhadap Arsip Vital

Sebelum mengetahui perlindungan terhadap arsip vital maka perlu diketahui lebih dahulu faktor pemusnah/perusak arsip vital. Adapun faktor pemusnah/perusak arsip vital disebabkan oleh 2 faktor. Pertama faktor bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi dan badai. Faktor kedua, adalah kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotage,, pencurian, penyadapan, unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.

Dengan memahami faktor pemusnah/perusak arsip akan ditetapkan metode perlindungan arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) sampai penggunaan peralatan khusus. Duplikasi dan dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Metode ini dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Selanjutnya, perlindungan terhadap arsip vital dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan khusus seperti almari besi, filling cabinet tahan api, dan ruang bawah tanah. Prinsipnya peralatan tersebut memiliki karekteristik tidak mudah terbakar, kedap air, dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.

Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

Penyelamatan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip vital ke tempat yang lebih baik khususnya pada saat atau pasca bencana. Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital dengan cara : mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman. Selanjutnya mengidentifkasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.

Pemulihan arsip vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akbat bencana. Pemulihan atas arsip vital dilakukan dengan tahapan: Pertama, stabilitas dan perlindungan arsip yang dievakuasi dilakukan dengan pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Kedua, penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media, atau peralatan apa yang ikut rusak termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan. Ketiga, pelaksanaan penyelamatan untuk bencana berskala besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman. Untuk bencana berskala kecil cukup dilakukan oleh Unit Fungsional dan SKPD terkait. Keempat, prosedur penyimpanan kembali dilakukan dengan cara arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai. Kelima, setelah dilakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamtan arsip vital dan penyusunan laporan

Kesimpulan

  1. Program arsip vital yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan dan pengamanan dan penyelamatan dan pemulihan merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk mengantisipasi kerusakan dan kehancuran arsip vital yang disebakan oleh bencana atau musibah.
  2. BPAD Provinsi DKI Jakarta sebagai lembaga kearsipan perlu segera menyusun program arsip vital yang akan memberikan perlindungan, pengamanan, dan pernyelamatan terhadap arsip vital ketika terjadi bencana.
  3. Program arsip vital merupakan salah satu usaha di bidang manajemen pencegahan dan penanggulangan bencana/musibah yang diperlukan bagi SKPD di lingkugan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan digunakan sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip vital.

Referensi

http://id.wikipedia.org/wiki/Banjir_Jakarta_2007
http://www.beritajakarta.com
Kebakaran di DKI Jakarta. Kompas, 28 Maret 2011
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 06 tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara

- Iwan Satyoprodjo, S.H.,M.H -
Ka. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan

(bangsimas)

You can leave a response, or trackback from your own site.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta
JL. Perintis Kemerdekaan No.1, Pulogadung, Jakarta Timur, 13260
Telp: (021) 47860095, Fax: (021) 47865922, Email: bpad@bpadjakarta.net
Hak Cipta © 2012 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Dilindungi oleh Undang-undang
n